Plötzlich Homeoffice

Hilfreiche Tools und Erfahrungsbericht

Können wir von heute auf morgen auf Homeoffice umstellen? Diese Frage stellen sich in der Corona-Situation viele Geschäftsinhaber. Je nach Branche und Geschäftsmodell lassen sich weniger oder mehr Arbeiten von zu Hause erledigen. Wir erzählen Ihnen hier, wie wir das als Webagentur meistern und wo wir Herausforderungen sehen.

Von André Urech | BlueMouse GmbH
Erstellt am 25.03.2020

Da unser Webdesigner als Working Nomad immer von unterwegs aus arbeitet und einige von unseren Web Developern regelmässig von zu Hause aus programmieren, konnten wir in den vergangenen Jahren Erfahrung sammeln. Ein Grossteil unserer Dokumente sind in der Cloud abgelegt; die wenigen Briefe, die wir erhalten, werden jeweils gleich eingescannt; statt-E-Mail haben wir ein zentrales Ticket-System; die Arbeitszeit und Aufgaben verwalten wir in unserer selbst programmierten Auftragsverwaltung; Telefonie läuft über das Softphone und für die interne Kommunikation nutzen wir Slack.

Wir sind uns bewusst, dass wir als Webagentur punkto Homeoffice in einer privilegierten Situation sind. Je nach Geschäftsmodell sind die folgenden Themen für Sie hilfreich oder Sie finden eine Branchenspezifische Lösung.

Telefonie

Dank Softphone sind wir immer telefonisch unter unserer Nummer erreichbar, unsere Festnetztelefone haben wir bereits vor einigen Jahren damit abgelöst. Uns ist es wichtig, dass die Mitarbeiter unter der direkten Telefonnummer erreichbar sind, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten. Zudem haben wir unsere Telefonie-Lösung so programmiert, dass die Anrufenden bei Abwesenheit eines Mitarbeiters entscheiden können, ob sie eine Nachricht hinterlassen möchten oder mit einem anderen Mitarbeiter sprechen möchten. Auch die Hauptnummer wird während den Bürozeiten immer auf einen freien Mitarbeiter umgeleitet.

Videokonferenzen und Desktop-Sharing

Wir führen regelmässig Installationen und Schulungen online durch, dafür verwenden wir Teamviewer. Für Videocalls mit mehreren Personen können wir auch WhatsApp, Slack, Microsoft Teams, Skype, Zoom oder Whereby empfehlen. Die meisten dieser Tools bieten auch die Möglichkeit, Ihren Desktop oder Präsentationen zu teilen.

Herausforderungen wie der Austausch im Team und das Führen von Mitarbeitenden

Homeoffice birgt aber nicht nur Herausforderungen technischer Art. Der Austausch im Team fehlt oder geht massiv zurück – es gibt auf einmal keine Begegnungen mehr im Kaffeeraum, während der Mittagspause oder in den internen Meetings. Tauschen Sie sich deshalb aktiv mit Ihrem Team aus, zum Beispiel ein oder mehrmals pro Woche in einem Videocall. Und wie wäre es, wenn Sie den Mitarbeitenden mal ein Fress-Päckli oder Blumen nach Hause senden? Vielleicht hilft das gegen den Quarantänen-Koller.

Auch das Führen von Mitarbeitenden kann schwieriger werden. Versuchen Sie zusammen mit jedem Angestellten herauszufinden, wie Sie die Zusammenarbeit optimieren können. Je nach Mitarbeiter ist die Aufgabenverteilung per Telefon, E-Mail oder Chat angebracht. Das Festlegen von Deadlines bei den Aufgaben kann jetzt ebenfalls anspruchsvoller werden, weil nicht mehr alle externen Ansprechpartner erreichbar sind. 

Als Fazit: Nutzen Sie die Tools, die Ihnen für die Zusammenarbeit im Homeoffice zur Verfügung stehen und tauschen Sie sich täglich mit Ihrem Team aus.